Poniedziałek, dziesiąta rano, druga kawa w dłoni. Mobilizujesz sam siebie, by przetrwać. Najgorszy dzień w tygodniu. Po weekendzie trudno wejść w rytm pracy. Budzik dzwonił dziś dwa razy, wstałeś za trzecim.
Siadasz przy biurku. Stos “rzeczy do zrobienia” przerażająco wzrasta z każdą minutą. Ty marzysz,
by być już w domu. W końcu znajdujesz w sobie moc, by zająć się zleceniem na środę. Kolejny kubek kawy stoi już na biurku.
Wskazówki zegara nie mają litość - przesuwają się, czas płynie nieubłaganie. Odpalasz komputer, szukasz pliku. Czytasz wytyczne, gdy nagle szef zleca Ci zadanie na już. Znów musisz odłożyć zlecenie.
W ciągu dnia masz jeszcze kilka “pilnych rzeczy”. Między jednym a drugim sprawdzasz pocztę, Facebooka i parę innych stron. Lunch sam nie przyjdzie.
Kończysz dzień zmęczony i z jeszcze większą kupką “rzeczy do zrobienia”. W domu czujesz się jak Zombie, a dziś miał być dzień sprzątania...
Brzmi znajomo?
Dziś rozważamy, jak umiejętnie zarządzać czasem (lub sobą w czasie, jak kto woli) i nie dać się zwariować.
Oczywiście można zwalić, że jest się leniwym, nie ma się dziś siły i motywacji. Ale czasem parę
sztuczek, trochę zarządzania i znajdziemy czas na więcej rzeczy.
Przygotowałyśmy dla Was 15 sprytnych sztuczek.
Gotowi na magię?
Źródło: https://cdn.pixabay.com/photo/2014/06/18/13/23/time-371226_960_720.jpg
Sztuczka 1. Systematyczność
Każdy z nas słyszał o niej od najmłodszych lat. W szkole kazali systematycznie odrabiać zadania domowe, systematycznie się uczyć i systematycznie powtarzać do matury. Komu się to udawało, temu największe pokłony. Jeśli mamy jakieś zlecenie, to robienie go systematycznie będzie mniej wymagające dla nas i wykonamy je z większą przyjemnością (zakładamy, że lubimy naszą pracę 🙂). Więc może rodzicie i nauczyciele mieli jednak rację?
Sztuczka 2. Znajdź czas największej wydajności
Każdy z nas jest inny. Niektórzy po czterech godzinach snu mogą konie kraść. Inni po czternastu. Jedni pracują najwydajniej od samego rana, inni po południu. Przyjmuje się, że największą wydajność mamy od 10 do 12.Wtedy też zaleca się wykonywanie zadań wymagających skupienia. To nie Twoja pora na działanie? Odnajdź ją i dostosuj do niej plan działania.
Sztuczka 3. Zarządzenie czasem jak zarządzenie projektem
Jak to bywa ze wszystkim – wyznacz cel. Mówi się, że w ciągu miesiąca najlepiej realizować jeden/dwa duże projekty. Wyznacz sobie cel na miesiąc, tydzień i każdy dzień. Przed rozpoczęciem zadania zastanów się, co chcesz osiągnąć. Wtedy praca przyniesie więcej satysfakcji - nic tak nie cieszy jak realizacja postanowienia. Nie będziesz marnować też czasu na zadania, które nie przybliżają Cię do ostatecznego celu.
Sztuczka 4. Planuj i realizuj
Harmonogram - słowo, na którego dźwięk nogi się trzęsą. Może być wrogiem i przyjacielem. Jeśli już znasz cel na dzień, to czas ustalić zadania z nim związane. Niektóre mogą się powtarzać, będziesz je wykonywać odruchowo. Na nie potrzebujesz mniej czasu. Na rzeczy nowe lub ważne potrzeba go więcej. Weź to pod uwagę podczas tworzenia harmonogramu. Ustal kolejność zadań i przybliżony czas ich realizacji. Pamiętaj, by zostawić zawsze zapas czasowy. Przezorny zawsze ubezpieczony.
Sztuczka 5. Zasada 2 min
David Allen w książce “Getting Things Done" wspomniał o tej regule. O co chodzi? Jeśli wykonanie czegoś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to teraz i nie wpisuj do harmonogramu. Czasem wpisanie i późniejsze odszukanie go zajmie więcej niż jego realizacja. Efekt? Tracisz czas i energię, a nie o to chodzi! Dodatkowo do harmonogramu wpisujesz sprawy ważne. Inna sprawa, takie małe zadanka potrafią niepotrzebnie zawrócić nam w głowie. Zamiast je kolekcjonować w pamięci - rób od razu i miej głowę czystą!
Sztuczka 6. Priorytety
Nie jest odkryciem, że są rzeczy ważne i ważniejsze. Masz kilka rzeczy do zrobienia? Ustal, które są najważniejsze. Zaleca się rozpoczynanie pracy od nich. Czasem są one najbardziej pracochłonne, czasem takie się tylko wydają.
Ale jest też inna szkoła. Zacznij od tych, które sprawiają Ci najmniej przyjemności. Każdy z nas zna magiczne odkładanie ich na później. Na początku, kiedy tryskamy siłą i energią łatwiej będzie uporać nam się z tym “małym wrogiem” zadaniowym, y resztę dnia mieć już na przyjemne czynności.
Sztuczka 7. Co jest ważne?
Masz problem z ustaleniem priorytetów? Nie bój nic. Na pomoc nadciąga macierz Eisenhowera. Jak więc ustalić, co jest pilne, a co ważne? Zadania grupujemy na 4 kategorie pod względem ich ważności i pilności.
Zadania ważne i pilne (tzw. ASAP-y) wynikają nagle i muszą być zrobione na już. To one najbardziej nadszarpują nasze nerwy, trudno je przewidzieć i mogą powodować nieprzyjemności. Realizując działania pilnujemy, żeby żadne z pozostałych ćwiartek nie stało się ASAP-em.
Sprawy ważne i niepilne to te, na które warto przeznaczać dużo czasu. Są takimi wartościowymi przyjaciółmi czasowymi. Nie są pilne, ale czas na nie poświęcony nie jest czasem zmarnowanym.
Nieważne i pilne zadania często wiążą się z realizacją cudzych celów i planów. Warto je delegować, by skupić się na własnych zadaniach.
Ostanie to “pochłaniacze czasu”. Zaleca się ich eliminowanie, ale nie wyeliminowanie! Zachowajmy zdrowy rozum i balans między przyjemnościami a obowiązkami. Jeśli goni Cię termin, skup się na zadaniach. Film możesz obejrzeć jutro!
Sztuczka 8. Zacznij dzień z planem
Jedni dzień wolą kończyć z już gotowym planem na następny dzień, inni rozpocząć od jego tworzenia. Ty wybierz, który sposób bardziej Tobie pasuje. Ważne, byś wiedział, jak on wygląda na dany dzień. I miał go przed oczami, kiedy rozpoczynasz pracę.Sztuczka 9. Zasada Pareto
Jak wszystko, co dobre, pochodzi z Włoch. Zakłada, że “na 80% rezultatów przypada 20% nakładów”. Czyli 20% Twoich wysiłków daje 80% efektów. Nie każdy wysłany mail, odebrany telefon czy umówione spotkanie przybliża Cię do realizacji celu. Oczywiście nie oznacza to, że teraz nie mamy umawiać się z klientami czy bezmyślnie dobierać ubrań. Ale podczas ustalania grafiku pracy i analizy efektywności, weź ją pod uwagę.
Sztuczka 10. Znajdź złodziei czasu
Piszesz maila od 10 minut, ale ciągle hałas za oknem Cię dekoncentruje. Od 5 minut szukasz teczki, przecież wczoraj tu była! “Zrobię to, ale najpierw wejdę na Facebooka”. Brzmi znajomo? To tak zwani “pochłaniacze czasu”. Coraz częściej firmy blokują Facebooka na pracowniczych komputerach. Każda minuta na miarę złota!
Chcesz zminimalizować czas, jaki marnujesz, bezsensownie buszując na portalach społecznościowych? Za każdym razem, gdy się na tym przyłapiesz, zrób... 5 przysiadów! Tak, przysiadów. Wtedy poczujesz (dosłownie), ile czasu Ci zabierają. Wyznacz sobie też, kiedy i na ile będziesz z nich korzystał. I trzymaj się tych ram!
Sztuczka 11. Powiedz "nie"
Masz godzinę, by coś skończyć, a tu ktoś wpada z wizytą? Naucz się analizować, kiedy coś jest sytuacją awaryjną, a kiedy można ją odłożyć. Telefon, mail, SMS... odciągają Cię i nie pozwalają się skupić? Warto wyłączyć głos w telefonie. Zrób to, co pilne. Powiedz "nie". Tak, wiemy... w praktyce różnie to bywa... ale...
Sztuczka 12. Skup się na jednej rzeczy, a nie wielu
W końcu sam Adam Smith mówił już o specjalizacji pracy. Robiąc kilka rzeczy jednocześnie, prawdopodobieństwo, że którąś uda się skończyć spada. Koniec końców, nie dajesz z siebie wszystkiego w żadnym zadaniu. Chcesz dobrze, ale co z tego wyjdzie...
Jeśli jednak musisz wykonywać kilka zadań jednocześnie, to łącz zadania automatyczne (naciskanie entera) np. z rozmową. Nie wymagają one od nas całkowitego skupienia. Jednak niech to nigdy nie będą zadania ważne! Dla nich potrzeba sto procent skupienia.
Sztuczka 13. Posprzątaj
Teraz wszyscy się mobilizujemy i ogarniamy nieład dookoła nas! Nie chodzi tylko o odkurzanie i zamiatanie. Zrób porządek w dokumentach, szafie i (przede wszystkim) komputerze! Oszczędzisz czas na poszukiwania Zaginionej Arki.
Sztuczka 14. Czasem warto... zwolnić
Niektóre sprawy warto zrobić raz a dobrze. Dąż do tego, by to osiągnąć. Może warto posiedzieć dziesięć minut dłużej, ale już nie wracać do tego?
Sztuczka 15. Obserwuj, analizuj, reaguj
Sprawdzaj, co zabiera Ci dużo czasu, co sprawia przyjemność, co pozwala zrelaksować. Dostosuj dzień do swoich upodobań, bądź elastyczny i ciesz się każdą chwilą!To teraz wszyscy chwytamy magiczne różdżki i czarujemy większą produktywność*.
A Ty? Stosujesz którąś z tych sztuczek nacodzień?
*Nie ponosimy konsekwencji za efekty uboczne czarów (ogony, brody, łapy). Robisz to na własną odpowiedzialność!
Komentarze
Prześlij komentarz